Kutsu: KTI Partnersin asiakastilaisuuteen 30.8

KUTSU

Tervetuloa yrittäjille ja yrityspäättäjille suunnattuun maksuttomaan tilaisuuteen Turun Nereis Business Gardeniin kuulemaan ajankohtaisista tehokkaaseen taloushallintoon ja riskienhallintaan liittyvistä aiheista.

Kerromme KTI Partnersin tarjoamasta palvelukokonaisuudesta yrityksille, lisäksi yhteistyökumppaninamme esittäytyy Netvisor.

Aiheet:
- kuinka voin tehostaa liiketoimintaani ja säästää resursseja
- rahoitanko asiakkaitteni liiketoimintaa?
- mikä on luottopolitiikka? Pitäisikö yritykselläni olla sellainen?

Tilaisuudessa tarjoillaan pientä purtavaa ja kahvitarjoilua.

Päivä:      Torstaina 30.8.2018
Aika:        Tilaisuudet alkaen klo 12:00 ja klo 15:00
Paikka:     Nereis Business Garden, KTI Partners. Postikatu 2, 3.kerros, Turku.


OHJELMA

Tilaisuuden avaus ja KTI Partnersin esittely

Antti Uimonen, KTI Partners, Hallituksen jäsen

Tehokas luottoriskien hallinta

Jukka Salmela, päälakimies VT, OTK, osakas

Sähköinen taloushallinto ja Netvisor

Mikko Karjalainen, Partner Manager, Visma Solutions

Ilmoittautumiset sähköpostitse myynti@ktipartners.fi ilmoittautumiset tiistai 28.8 mennessä.

Ilmoitathan ilmoittautumisesi yhteydessä tuletko klo12 vai klo15 tilaisuuteen, kiitos.

Mitä voi periä ja mitä ei?

Tuliko annettua kaverille mukavan baari-illan jälkimainingeissa 500 euron vippi? Kaveri toki lupasi hoitaa sen takaisin heti seuraavana perjantaina, kun saa taas rahaa. Aika kului, kaveri muuttui entiseksi ja puhelinnumerokin on poistettu käytöstä.

Mitä tehdä? Voisiko sen periä ja kuka hoitaisi homman?

Periminen on usein mahdollista niissäkin tapauksissa, joiden kohdalla tulee ajatelleeksi rahaa jo menetettynä, tai kuten Leijonan luolan Kevin O´Leary sanoisi: “Murhattuna”.

Perimiselle on kuitenkin pelisääntönsä, joita pitää noudattaa. Hyväksyttyihin menetelmiin ei sisälly prosenttiliikkeeseen kuuluvat mopopojat, jotka ajelevat tarvittaessa vespalla piha-asfalttiin mustia renkaita.

Mikä tekee saatavasta perintäkelpoisen?

Aloituksen tilanne on monille kovin tuttu. Raha meni, kuten ystävyyskin. Tällaisessa tilanteessa, niin mielellään kuin perintäyrityskin auttaisi uhria, ei perintä ole suoralta kädeltä mahdollista.

Perittävän saatavan ensimmäinen edellytys on se, että saatava on voitava todentaa. MIkäli velkasaatavan syntyä ei kykene todistamaan, on perintä mahdotonta. Saatavan laillisuus on kyettävä osoittamaan dokumentoidusti. Tällaisia tapoja osoittaa saatavan olemassaolo ovat mm. kirjallinen sopimus, lasku tai vuokrasopimus.

Eräs ongelma-alue on puhelinmyynnin kautta syntyneet saatavat. Voidaksesi periä puhelinmyyntinä syntynyttä saatavaa, sinun pitäisi kyetä osoittamaan, että keskustelukumppanisi on ollut varmuudella juuri se henkilö, joka saatavan on synnyttänyt, esimerkiksi tilaamalla yrityksenne tuotteita tai palveluja.

Rahan lainaaminen kaverille, vaatisi ollakseen perintäkelpoinen sen, että velasta on tehty jonkinlainen velkakirja, jonka molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet. Velkakirjan yhteyteen olisi myös hyvä liittää kuitti rahan siirtymisestä ystäväsi lompakkoon. Tällainen velka, yksityishenkilöiden välisenäkin, on mahdollista periä jopa ulosottoteitse, mikäli tarpeellista.

Tärkein yksittäinen tekijä on siis se, että saatavasta on olemassa lainvoimaiset dokumentit. Saatavan olemassaolo on kyettävä todistamaan samoin kuin se, ettei velallinen ole saatavaa hoitanut eräpäivään mennessä tai huomautusten jälkeen.

Riitautettua saatavaa ei voi periä

Toinen tärkeä asia on se, että saatava on riidaton. Toisin sanoen, vain sitä voidaan periä, mistä molemmilla osapuolilla on yhteinen näkemys. Riitautettu saatava, esimerkiksi reklamoitu lasku ei ole perintäkelpoinen.

Reklamointi, eli asiakkaan tyytymättömyyden osoitus tarkoittaa, ettei saatava ole kiistaton. Reklamointi, vaikka kiusallaan tehty, on aina hoidettava kuntoon, ennen kuin ryhdytään perimään saatavaa.

Yrityksen tulevaisuuden kannalta hyvin hoidettu reklamointi on mitä parasta markkinointia. Reklamointia ei kannata nähdä pelkästään asiakkaan “kiukutteluna”. Se on kaikesta ikävyydestään huolimatta myös mahdollisuus päästä uudella tavalla ja tasolla kommunikoimaan oman asiakkaan kanssa. Hyvin hoidettuna reklamaatio tarkoittaa parhaimmillaan asiakassuhteen syvenemistä samalla, kun tyytyväinen asiakkaasi muuttuu yrityksesi “markkinointiagentiksi” jopa huomaamattaan.

Pidä perintätoimisto ajantasalla

Reklamoitu lasku on jätettävä lakimiehen hoitoon. Lakimies ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja neuvottelee toimeksiantosi mukaisesti asiakkaan kanssa asiasta. Jotta reklamoinnin hoitaminen onnistuisi mahdollisimman hyvin, tarvitsee asiaa hoitava perintälakimies mahdollisimman tarkat tiedot asiakassuhteesta, myös siitä, haluatteko asiakasasuhteen jatkuvan. Kun huolehdit siitä, että perintätoimistolla on aina ajantasainen tieto saatavistasi ja ennen kaikkea mahdollisista reklamoinneista, huolehdit samalla siitä, etteivät perintäkulut kasva kohtuuttomiksi. Normaalisti me otamme riskin, emmekä laskuta asiakkaalta perintäkuluja, jos perintä epäonnistuu. Jos lakimiehemme käy käräjäoikeudessa nolaamassa itsensä hakiessaan ulosottoa saatavalle, joka on riitautettu, on olemassa riski, että kulut lankeavat asiakkaalle. Pahimmassa tapauksessa käy niin, että odotettavissa oleva tulo muuttuukin kohtuuttomaksi menoksi.

Kun kaikki on kunnossa, paperit ja taustatiedot, on odotettavissa hyvä lopputulos. Suurin osa perittävistä saadaan kotiutettua yksinkertaisella kirjeellä, jonka lähettäjänä olemme me.

Jäikö asiakkaan lasku maksamatta?

Kävikö niin, että asiakas ei maksanut laskuaan? Kumiseeko päänuppi ja kassan pohja tyhjyyttään, kun mietit, mikä meni vikaan asiakassuhteessa?

Perintä tulee yrittäjälle mieleen viimeistään siinä vaiheessa, kun hyvistä aikomuksistaan huolimatta asiakas jättää laskunsa maksamatta. Silloin on tilanne päällä ja on pakko miettiä, miten saatavat pitäisi periä. Toisen ongelma, maksuvaikeus, muuttuu hyvin nopeasti omaksi maksuvaikeudeksi. Siksi perintää ei voi lykätä.

Milloin perintä kannattaa aloittaa?

Asiakkaalle kannattaa laittaa muistutus pian sen jälkeen, kun eräpäivä on mennyt, eikä suoritusta ole kuulunut. Yrityksesi käytännöstä riippuu, kuinka kauan odottelet ja kuinka monta muistutusta lähetät. Suosittelemme olemaan selkeä ja johdonmukainen.

Perintää ei kannata viivyttää, antaen samalla asiakkaalle sellaisen kuvan, ettei laskun eräpäivällä ole mitään merkitystä. Sillä mitä useamman muistutuksen lähetät, sitä tehottomimmiksi ne käyvät. Hyvin monen muistutuksen lähettämisellä annat kuvan, ettet aiokaan periä, vaan tyydyt ainoastaan muistuttelemaan.

Asiakas, joka ei ole maksanut laskujaan, on ongelma sekä ostajalle itselleen että sinulle myyjänä. Hän joko tekee lisää velkaa tai ei osta enää mitään. Kummassakin tapauksessa asiakassuhde on katkolla. Jos haluat asiakassuhteen jatkuvan, niin laita jäitä hattuun ja ota yhteyttä perintätoimistoon.

Mitä sitten, jos muistuttelu ei auta?

Jos asiakas ei muistutuksista huolimatta maksa laskujaan, kannattaa erääntyneiden saatavien perintä jättää meidän ammattilaisten hoidettavaksi. Olemme tottuneet asioimaan hyvinkin erilaisten velallisten kanssa, yhtä hyvin niiden, joilla on maksukyvyttömyys, kuin niiden, joita vaivaa vain maksuhaluttomuus.

Erääntyneiden saatavien, olipa kysymyksessä sitten lasku tuotteesta tai palveluista tai vaikkapa vuokrasaatava, perintä on syytä hoitaa asiantuntemuksella ja ilman tunnekuohuja. Perintä voi muodostua pienyrittäjälle henkisesti raskaaksi prosessiksi. Usein se pitää hoitaa muun työn ohessa taloudellisen huolen aiheuttaman paineen alla. On siis hyvä ottaa ammattilainen mukaan prosessiin heti, kun maksusuoritus on myöhässä.

Perintä ohjaa maksukäyttäytymistä

Perintää suoritettaessa on hyvä muistaa, ettei yksittäisen maksuhäiriön tarvitse tarkoittaa aina asiakassuhteen päättymistä. Asiakassuhteesta voi muodostua molemmille osapuolille taloudellisesti kannattava, kunhan maksava osapuoli saadaan ohjattua sellaiseen maksukäyttäytymiseen, joka pitää tilit kunnossa ja poistaa mustat pilvet yrityksen toimintaedellytysten taivaalta.

Mikäli perintää ei aloiteta kohtuullisessa ajassa saatavien eräännyttyä, on olemassa riski, että asiakas luokittelee yrityksesi saatavat kategoriaan: “maksetaan, jos jaksetaan”. Olet hetkessä muuttunut asiakkaasi luottolaitokseksi, jolta hän ottaa laskun verran velkaa, muiden, perintäuhkaa viisaasti käyttävien yritysten, saadessa omansa jopa ennen eräpäivää.

Hyvin hoidettu perintä voi siis parhaimmillaan olla avain hedelmälliseen ja menestykselliseen yhteistyöhön. Joka tapauksessa ammattilaisen mukanaolo varmistaa sen, että jos asiakkaasi päätyykin konkurssimenettelyyn maksuvaikeuksiensa takia, sinä et jää ulos velkojien listasta. Mutta pahimmillaan itse hoidettu prosessi on saattanut johtaa tilanteeseen, jossa velat on jouduttu kirjaamaan alas luottotappioiksi, kun taas muut velkojat ovat päässeet konkurssimenettelyn kautta kuittaamaan ainakin osan saatavista, ja parhaimmillaan kaikki saatavansa pesästä.

Ensiaskeleet perintään

Kun olet tilanteessa, jossa koet perinnän aloittamisen välttämättömäksi, ota yhteyttä meihin.

Voidaksemme aloittaa perinnän, tarvitsemme erääntyneen saatavan tiedot. Toimita meille kopio alkuperäisestä laskusta ja tiedot mahdollisista perintätoimista, joita olet tehnyt ennen yhteydenottoa meihin.

Meidän tulee olla tietoisia kaikista saatavaan liittyvistä muuttujista. Onko asiakas tehnyt esimerkiksi osittaisia suorituksia? Onko lasku riitautettu eli reklamoitu kokonaan tai osin? Oleellista on se, että meillä on kaikki tieto, ja että tieto on oikeaa. Muussa tapauksessa on riski, että perintäyritykset raukeavat ja saatava jää saamatta, tai ainakin prosessi monimutkaistuu lisäten perintäkustannuksia.

Huolellisuus perintäasioissa on sinun ja asiakkaasi parhaaksi.

Lopuksi on todettava, että vastoin monien luuloa, perintään ryhtyminen ei vielä tarkoita maksuhäiriömerkintää, eikä luottotietojen menetystä. Siihen on vielä pitkä matka ja monia välivaiheita, kuten oikeuden päätöksen hakeminen saatavien ulosotosta.

 

Maksuehdot ja velallisasiakkaan maksukäyttäytymisen ohjaaminen

Sovellettavat maksuehdot ja velallisen maksukäyttäytyminen muuttuvat ja vaih-televat suurestikin sekä toimialoittain että yrityksittäin. Monessa yrityksessä saattaa olla jopa kymmenen eri maksuehtoa ”eri koreissa” oleville asiakkaille. Tämä voi olla hyvä asia, mutta siitä voi aiheutua jopa haittaa, sekaannusta tai turhaa työtä. Velkojalla on tietenkin sanansa sanottavana molempiin em. asioi-hin eli maksuehtoihin ja velallisen maksukäyttäytymiseen. Nämä seikat eivät siis missään nimessä ole velkojan vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella eikä kumpaakaan kannattaa jättää velallisen vastuulle. Näiden asioiden osalta pitää olla aktiivinen eikä ottaa pelkkää seurantaroolia. 

Maksuehdosta sovitaan yleensä myyjän ja ostajan välillä asiakas- tai tilinavauslomakkeessa tms. Maksuehdot vaihtelevat suurestikin mm. toimialasta ja asiakkaista riippuen ja painetta lienee edelleenkin pikemminkin maksuehtojen pidentämiseen kuin lyhentämiseen (lyhentäminen tietysti parantaisi myyntisaamisten kiertonopeutta) ja tämä asia on ainakin jossain määrin ”pakko” velkojienkin hyväksyä. Yleensä tilanne on sellainen, että mitä isompi yritys ostaja on, sitä enemmän ostaja pyrkii vaikuttamaan maksuehtoon. Toisaalta kannattaa myös muistaa, että velallisen ilmoittamiin yksipuolisiin maksuehdon muuttamisiin (lue pidentämisiin) kannattaa jollain tavalla velkojankin reagoida. Muuten velkojan saatetaan katsoa hyväksyneen yksipuolisen maksuehdon muutoksen hiljaisesti. 

Maksuehdosta sovitaan yleensä myyjän ja ostajan välillä asiakas- tai tilinavauslomakkeessa tms. Maksuehdot vaihtelevat suurestikin mm. toimialasta ja asi-akkaista riippuen ja painetta lienee edelleenkin pikemminkin maksuehtojen pidentämiseen kuin lyhentämiseen (lyhentäminen tietysti parantaisi myyntisaamisten kiertonopeutta) ja tämä asia on ainakin jossain määrin ”pakko” velkojienkin hyväksyä. Yleensä tilanne on sellainen, että mitä isompi yritys ostaja on, sitä enemmän ostaja pyrkii vaikuttamaan maksuehtoon. Toisaalta kannattaa myös muistaa, että velallisen ilmoittamiin yksipuolisiin maksuehdon muuttamisiin (lue pidentämisiin) kannattaa jollain tavalla velkojankin reagoida. Muuten velkojan saatetaan katsoa hyväksyneen yksipuolisen maksuehdon muutoksen hiljaisesti. 

Maksukäyttäytymisen ohjaaminen onkin sitten astetta mielenkiintoisempi juttu. Velkoja lähettää laskun velallisasiakkaalle etukäteen sovitulla maksuehdolla varustettuna ja velallinen maksaa laskun. Vai maksaako? Ja jos maksaa, koska? Todennäköisesti maksaa, mutta maksaako 2 päivää eräpäivän jälkeen vai vasta maksukehotuksen tai -vaatimuksen saatuaan. 

Todennäköisesti kaikilla ainakin hieman isommilla yrityksillä on kirjallinen ajan tasalla oleva luottopolitiikka, jossa on määritelty mm. yrityksen yksityiskohtainen perintäprosessi. Näin ainakin pitäisi nykyaikana olla. Tämän yrityksen luottopolitiikassa määritellyn perintäprosessin osaa yrityksen lisäksi ainakin jossain määrin ulkoa myös ko. yrityksen velallisasiakkaat. Jos maksuehto on 14 pv, huomioidaan ns. pankkiviiveet ja maksukehotus lähetetään maksamattomasta laskusta esim. 18 päivän päästä alkuperäisen laskun lähettämisestä. Maksukehotus erääntyy 7 päivän päästä ja pankkiviiveet huomioiden maksuvaatimus lähtee 11 päivän päästä maksuvaatimuksen lähettämisestä. Oikeudellinen perintä alkaa summaarisella esim. 5 päivän kuluttua maksuvaatimuksen eräänty-misestä. Velalliset oppivat lukemaan melko nopeastikin perintäprosessia eli mm. sitä, koska saatava siirtyy oikeudelliseen perintään ja sen myötä mm. kulut oikeudenkäyntikulujen muodossa kasvavat.

Oman perintäprosessin hiominen sekä teknisesti että taktisesti on erittäin tärkeätä. Se ohjaa sekä omaa tekemistä että velallisasiakkaiden maksukäyttäytymistä oikeaan suuntaan. Tämä johtaa vääjäämättä pienempiin luottotappioihin, mutta joka tapauksessa parempaan myyntisaamisten kieronopeuteen. Eli suomeksi sanottuna rahat kotiutuvat myyjän tilille aiempaa nopeammin. Kaupathan on virallisesti tehty vasta, kun myös rahat siirtyvät ostajalta myyjälle eikä pelkästään tavara/palvelu myyjältä ostajalle.

Käräjäoikeuksien ruuhkat huomioiden maksusopimusten tekemiseen myös tuomioistuimen ulkopuolella kannattaa panostaa. Toimivan ja oikein mitoitetun maksusopimuksen avulla rahat kotiutuvat melkein poikkeuksetta tuomion hankkimista ja tuomion täytäntöönpanoa nopeammin. Lisäksi maksuhäiriömerkinnät eivät helpota velallisen mahdollisuutta hoitaa taloudellisia velvoitteitaan. Fakta on kuitenkin edelleen se, että myyjät/velkojat ”keräävät” rahaa eivätkä tuomioita.

Tehokas, ammattitaitoinen ja oikea-aikainen perintä on paras lääke pienempiin luottotappioihin ja parempaan myyntisaamisten kiertonopeuteen. Jokainen päivä, kun kauppahinta ei ole myyjän tilillä, maksaa myyjälle rahaa tavalla tai toisella. Se myös työllistää, vie aikaa ja energiaa ja vaikuttaa asiakassuhteisiin. Asiakkaiden maksumoraalin ylläpitämiseen kannattaa panostaa, joten älä viivästytä tarpeellisia perintätoimia perusteetta vaan laita perintäprosessi eteenpäin, joko itse tai KTI Laki ja Perintä Oy:n toimesta. Meillä toimeksiantaja päättää, me suosittelemme ja toteutamme toimeksiantajamme kanssa yhdessä lä- pikäydyt vaihtoehdot ja etsimme kuhunkin tapaukseen toimivimman ratkaisun. Ota yhteyttä, olen varma, että tulet hämmästymään positiivisesti. Me ylitämme asiakkaan odotukset!

Oikein luottokaupallista talvea kaikille!